Als u hebt beslist om te investeren in ERP bedrijfssoftware wilt zo snel mogelijk resultaat van uw investering zien. Volstrekt terecht!
Maar een implementatie moet goed voorbereid en aangepakt worden. En dat vereist een goede planning.
Maar soms duren bepaalde implementaties ook wel te lang …
Wat we soms zien bij projecten die lang duren:
-
Men verliest ‘momentum’ en focus bij medewerkers, de 'goesting' neemt af naarmate het project te lang gaat duren
-
Men begint soms onnodig te twijfelen of schrik te krijgen over bepaalde dingen; beoordeel en overleg of datgene wat u doet twijfelen kritische dan wel detailelementen zijn, urgente of niet-urgente items, alsook hoe zwaar hun financiële impact voor uw organisatie is - maar niet elk detail moet/mag uw project stil leggen
-
In sommige gevallen leidt het uitblijven van voortgang in de implementatie tot geruchten en onnodige zenuwachtigheid bij mensen of afdelingen
-
Medewerkers gaan soms eigen creatieve achterpoorten en werkwijzen zoeken om nieuwe werkmethoden te omzeilen (of oude werkwijzes in stand te houden)
-
Mensen vergeten zaken die men in opleidingen heeft geleerd wanneer de praktijk te lang uitblijft; nieuwe of extra opleiding kan dan opnieuw nodig blijken
-
Doordat er te veel tijd overgaat, moeten medewerkers bepaalde eerder opgeloste of afgesproken zaken opnieuw bekijken of zich opnieuw inwerken in uw processen of … en dit zowel in uw interne organisatie als bij uw leverancier (wat vaak extra tijd en extra kosten langs de 2 kanten betekent)
-
…
In hoofdzaak leiden vele van hogerstaande zaken tot hogere kosten. Die niemand wil.
Daarnaast zorgen lange implementaties er ook voor dat de vruchten en voordelen van uw investering ook pas later in de tijd gerealiseerd worden. Deze voordelen kunnen besparingen, efficiëntiewinsten, betere kwaliteit, betere klantenservice, minder voorraad enz zijn. Langer durende implementaties zorgen vaak voor latere rendementen. En ook dat wil u waarschijnlijk liever niet.
Kort samengevat: te lange implementaties zorgen voor extra kosten + latere opbrengsten + minder ‘scherpe’ medewerkers
Tracht dit dus ook te vermijden indien mogelijk.
“Bezinnen vooraleer te beginnen” is noodzakelijk voor. Maar blijven bezinnen kost geld …
Enkele tips die we ook kunnen meegeven om hierna te verzaken:
-
Maak op voorhand goede werkafspraken met uw leverancier en vraag wat realistische implementatietermijnen zijn
-
Communiceer ook realistische termijnen intern door in uw organisatie, want onrealistische timings keren zich vaak tegen u
-
Probeer steeds het helikopteroverzicht over uw project te behouden, overzie de details
-
Het belang van een goede interne projectleider kan niet overschat worden
-
Laat u niet door elk detail afschrikken
-
“De praktijk is een goede leerschool”, en u wordt zelf ook steeds slimmer in het ontdekken van mogelijkheden van uw ERP : sommige dingen worden bij het gebruik in de praktijk zelf vaak veel duidelijker dan ervoor, en naarmate u er meer mee wordt zal u ook meer bijleren